İşletmelerin bordrolama işlemleri için destek hizmeti alıp almaması işletme sahipleri ve yöneticiler açısından karar verilmesi gereken önemli konuların başında gelir. Çünkü bu konuda destek hizmeti alınması işletmelere önemli fırsatlar sunmaktadır. Bordrolama işlemi, çalışanlara yapılacak ödemelere ilişkin faaliyetleri ifade eder. Ancak işletmelerin bu çerçevede yaptıkları faaliyetler sadece ilgili kişilere ödeme yapılması gibi tek bir işlemden ibaret değildir. Bordrolama işlemleri, gerekli dokümanların hazırlanması, hesaplamaların yapılması ve diğer ilgili işleri de içermektedir. Bu itibarla, zaman cetvellerinin hazırlanması ve takip edilmesi, brüt ücretlerin, indirim kalemlerinin, fazla mesai saatlerinin, geri ödeme tutarlarının, vergilerin hesaplanması, vergilere stopaj uygulanması, bunların ödenmesi ve raporlama yapılması gibi bir dizi faaliyetleri de kapsayan bir niteliktedir.
İşletmeler bordrolama işlemlerini kendi bünyelerinde yapabileceği gibi işletme dışından profesyonel destek hizmeti almak suretiyle de yürütebilir. Peki işletme dışından destek hizmeti alınması ne demektir ve işletmelere ne gibi faydalar sağlamaktadır? Bordrolama konusunda profesyonel destek hizmeti almaya gerçekten ihtiyaç var mıdır?
Bordrolama Destek Hizmeti Ne Demektir?
Bordro destek hizmeti, bordrolamayla ilgili işlemlerin bordro, vergi, muhasebe, insan kaynakları gibi alanlarda uzmanlığı bulunan profesyonel bir şirkete bırakılması ve ilgili işlemlerin bu şirket tarafından yerine getirilmesini ifade etmektedir. İşletmeler personel ödemelerine ilişkin tüm işlemleri işletme içinde oluşturacağı bir birim ya da birimlerce yürütebileceği gibi alternatif olarak bu konuda destek hizmeti de alabilir. Bu konuda destek hizmeti alınmasının önemi özellikle söz konusu işlemlerin yapısı dikkate alındığında daha iyi anlaşılmaktadır. Çünkü bu işlemler teknik nitelikte, zaman kısıtı olan ve belirli süreler içinde tekrar eden işlemlerden oluşmaktadır. Bordrolama işlemlerinin yürütülmesi belli bir uzmanlığı ve ilgili düzenlemelerin sürekli takip edilmesini gerektirir. Ayrıca bu işlemler işletmelerin esas nitelikteki faaliyetleri dışında kalan, tali nitelikteki faaliyetleri arasında yer alır. İşletme sahiplerinin ve yöneticilerinin bu işlemler dışında; ürün geliştirme, pazarlama, strateji hazırlama, müşteri ilişkilerini yürütme gibi yapması gereken çok daha önemli işleri bulunmaktadır. Bu açıdan, bordrolama işlemlerinin alanında uzman şirketlere devredilmesi, yöneticilerin ve işverenlerin esas işlerine odaklanması noktasında önemli fırsat sunmaktadır. Bu fırsat, bordrolama işlemlerinde destek hizmeti alınması açısından temel unsur olarak ön plana çıkmaktadır.
Çalışanlara yapılacak ödemeler temelde işveren ve çalışanlar olmak üzere iki tarafı ilgilendirmektedir. Söz konusu ödemelere ilişkin hesaplamalarda yapılacak herhangi bir hata ya da gecikme taraflar arasında sorunlar çıkmasına ve işletme içindeki huzur ikliminin bozulmasına neden olabilmektedir. Ayrıca konunun bir de vergi boyutu bulunmaktadır. Vergi mevzuatı anlamında yapılacak hatalar işletmelere ilave mali yükler getirebilmektedir. Bordrolama konusunda destek hizmeti alınması söz konusu problemlerin ortaya çıkmaması adına da önemli bir işlev görmektedir.
ABD’de İşletmeler Destek Hizmeti Almayı Niçin Düşünmelidir?
Bordrolama destek hizmeti alınması işletmelere birçok fayda sağlar. Bu kapsamda, bu konuda öne çıkan faydalar aşağıda belirtilmiştir:
- Bordrolama destek hizmeti zaman maliyetlerinin düşürülmesi açısından faydalıdır: Bordrolama işlemleri zaman cetvellerinin hazırlanması, çalışılan saatlerin takip edilmesi, brüt ücretlerin, indirim kalemlerinin, hak ve faydaların, vergilerin hesaplanması, stopaj kesintilerinin ödenmesi gibi bir takım alt işlemlerden oluşmaktadır. Buradaki her işlem kendi içinde detaylara ayrılmakta ve tüm personelin tek tek özel durumlarının dikkate alınmasını gerektirmektedir. Örneğin bazı çalışanlar fazla mesai yapmışken, bazıları ücretli ya da ücretsiz izinde olabilir. Veya bazıları çocuk sayısına bağlı aile geçim desteği alırken, bazıları için bonus alacakları oluşmuş olabilir. Bu işlemler ödeme ve vergi dönemleri çerçevesinde tekrar eder. Bazı işletmeler haftalık ödeme yaparken, bazıları iki haftalık, aylık, altı aylık ya da yıllık olacak şekilde çok farklı şekilde ödeme sıklığı belirleyebilir. Kısaca tüm bu işlemler meşakkatli ve zaman tüketici niteliktedir. İşletme sahiplerinin ve yöneticilerin bu işlemler yerine işletmenin esas faaliyetlerine odaklanması işletmenin rekabet gücü kazanması açısından çok önemlidir. Bu açıdan, bu işlemlerin profesyonellere bırakılması işletmelere daha etkin bir yönetim imkânı sağlar.
- Bordrolama destek hizmeti doğrudan maliyetlerin düşürülmesi açısından faydalıdır: İşletmelerin büyüklüklerinden bağımsız olarak bordrolama işlemleri teknik niteliktedir. Bu işlemlerin usulünce yerine getirilmesi vergi, muhasebe, insan kaynakları gibi alanlarda uzmanlık gerektirir. İşletmeler bordrolama işlemlerini işletme içinde bir birim oluşturmak suretiyle yerine getirme yaklaşımını benimsemeleri durumunda önemli insan kaynağı ihtiyacı ortaya çıkar. İnsan kaynağı ihtiyacının yanı sıra bu personelin eğitilmesi için sürekli ya da süreksiz olmak üzere eğitim programlarının düzenlenmesi gerekmektedir. Yapılacak bu yatırımlara rağmen, eğitimli personelin hastalık ya da başka nedenlerle işletmeden ayrılması da her zaman için bir olasılık olarak işletmelerin karşısında durmaktadır. Bunun yanında, işletmeler bu işlemleri kendi bünyelerinde yerine getirmeleri halinde çeşitli yazılım programları kullanmak durumundadır. Bu programlar ise satın alma, bakım, güncelleme gibi ek maliyetlere neden olmaktadır. Tüm bu gereklilikler işletmeler için doğrudan maliyet kalemleri oluşturur. Söz konusu maliyet kalemleri, bu işlemlerin destek hizmeti alınması suretiyle ortadan kaldırılabilir.
- Bordrolama destek hizmeti alınması olası IRS ceza risklerini en aza düşürür: Bordrolama işlemleri doğası gereği her zaman hata yapmaya açıktır. Hata, gecikme, yanlış yorumlama gibi durumların ortaya çıkması halinde işletmeler IRS düzenlemeleri bağlamında riskli durumlara düşebilmektedir. Diğer yandan, bu düzenlemeler sıklıkla değişmektedir. Bu açıdan, düzenlemelerin yakından takibi büyük önem taşır. Bu değişikliklerin iyi takip edilmemesi veya hesaplama aşamasında yapılan hatalar işletmeler için önemli tutarlarda cezalara neden olabilmektedir. Alanında uzman şirketlerden bu açıdan alınacak destek hizmeti söz konusu riskleri en az düzeye indirecektir.
- Bordrolama destek hizmeti alınması işveren-çalışanlar arasındaki olası sorunların ortaya çıkmasını engeller: Brüt ücretlerin, bonusların, hak ve faydaların yanlış hesaplanması ya da ödemelerde gecikme gibi durumlar işletmeler için her zaman olasıdır. Bu tür durumlar işverenler ile çalışanlar arasında huzursuzluk çıkmasına neden olabilir. Bu tür sorunların ortaya çıkmadan önlenebilmesi çalışma ortamındaki huzurun devamı açısından çok önemlidir. Bordrolama konusunda profesyonel destek hizmeti alınması çalışanların bu tür sorunlarla karşılaşmaması adına da önemli bir işlev görmektedir.
- Profesyonel destek hizmetleri güvenlik anlamında da önemli katkılar sağlar: İşletmenize ait bordro verileri kişisel ve özel bilgiler içermesi nedeniyle hassas niteliktedir. Bu açıdan, olası hırsızlık ya da kötü niyetli kullanım gibi olumsuzluklara karşı ayrıca korunmalıdır. Profesyonel destek hizmeti veren şirketler söz konusu verilerin güvenilir şekilde saklanması ve yedeklenmesi konusunda daha yetkin kaynaklara sahiptir.
Profesyonel Destek Hizmet Sağlayıcısı Olarak Sky Accounting
Bir işletmenin bordrolama işlemleri için hangi yöntemi kullanacağı stratejik bir karar niteliğindedir. Bu işlemin işletme bünyesinde yapılması ya da destek hizmeti alınmak suretiyle yürütülmesi işletmenin rekabet gücünü doğrudan etkileyecek önemdedir. Bu nedenle, işletme özelinde en doğru kararın alınması çok önemlidir. Sky Accounting işletmelerin özel durumlarını da dikkate alarak hangi yöntemin işletme için daha uygun olduğu konusunda destek sağlamaktadır.
Sky Accounting işletmelerin özel durumlarına uygun olacak şekilde işletme bünyesi içinde bordrolama hizmetleri yapılmasına destek olmaktan, tüm bordrolama işlemlerinin destek hizmeti verilmesi suretiyle doğrudan yürütülmesine kadar çok geniş bir yelpazede işletmelere hizmet vermektedir. Tecrübeli uzmanlarının sayesinde işletmelerin vergi cezalarına maruz kalmadan faaliyetlerine devam etmeleri noktasında önemli destek kapasitesi bulunmaktadır.
Söz konusu destek hizmetleri yoluyla, Sky Accounting işletmelerin daha etkin şekilde yönetilmesi konusunda önemli destek sağlamaktadır. Bordrolama hizmetlerinin kompleks, zaman tüketici ve teknik yapısı destek hizmeti alınması suretiyle sizin doğrudan esas işlerinize odaklanmanıza imkân sağlar.
Sky Accounting’in sunduğu hizmetlerin tamamını görmek için lütfen burayı tıklayınız.