Ön muhasebe, işletmelere sunduğu fırsatlar ile olmazsa olmaz nitelikte bir faaliyet alanı olarak ön plana çıkmaktadır. Günümüzde işletmelere rekabet gücü kazandıran en önemli unsurların başında bilgi gelmektedir. İşletmeler bilgiye ne kadar ulaşabilir ve kararlarını doğru bilgilere dayandırabilirlerse güçlü bir rekabetin yaşandığı mevcut piyasalarda daha ön plana çıkabilecektir. Bu açıdan, işletmelerce elde edilen verilerin organize hale getirilmesi ve karar alma süreçlerinde bu bilgilerin kullanılması çok önemlidir.
İşletmeler yapmış oldukları işlemlerle kendileri de önemli bilgi kaynaklarından biridir. Ürün seçimleri, fiyatlamalar, harcama politikaları, stok yönetimi gibi işletmenin tercihine göre şekillenmiş birçok faaliyet, sonuçları itibariyle işletmelere önemli geri dönütler sağlar. Söz konusu işlemler, doğru şekilde kayıt altına alınabilir ve değerlendirilebilirse işletmelerin ilerleyen dönemlerde nasıl yol alacakları konusunda önemli bir kılavuz görevi görür. Bu açıdan, işletmelerin küçük-büyük ayrımı yapılmaksızın her türlü işlemlerinin belirli bir sistematik dahilinde ilgili belgelere dayalı şekilde kayıt altına alınması gerekir.
Peki ön muhasebe nedir? ABD’de kurulu işletmeler ön muhasebe işlemlerini ne şekilde yerine getirebilir? Bu işlemler işletmelere neler kazandırır? Amerika’da kurulu işletmeler ön muhasebe faaliyetleri açısından hangi destek hizmetlerini alabilir?
Ön Muhasebe Nedir?
Ön muhasebe, özünde bir işletmenin yapmış olduğu tüm finansal işlemlerin düzenli olarak kaydedilmesini ifade eder. Her işlemin belli bir tutarlılık içinde kaydedilmesi ve sınıflandırılması; işletmenin sağladığı gelirleri ve yapmış olduğu giderleri izlemesini, stok miktarlarını takip etmesini, kasa ya da bankadaki mevcut varlıklarını planlamasını, alacaklarını ve borçlarını bir bütün olarak görebilmesini sağlar. Bu açıdan, yapılan işlemlerin eksiksiz şekilde kaydedilmesi sonucu işletmenin genel görünümüne ilişkin değerlendirme imkânı vermesi, ön muhasebenin temel işlevini ortaya koyar.
Bir işletme kurulduğu andan itibaren çok farklı nitelikte iş ve işlemlerde bulunur. Bu işlemlerin içinde yatırım, finansman, kar dağıtımı gibi temel stratejik kararların uygulamalarının yanında bunlara göre şekillenen günlük işlemler bulunur. Her bir işlemin amacı ve yapılış şekli işletmeyi farklı şekilde etkiler. Örneğin, bir demirbaşın satın alınması ile satmak üzere bir ticari malın satın alınması işletmenin varlık yapısının değişmesine neden olur. Benzer şekilde, bir satın alma işleminin nakit olarak ödenmesi ile kredili olarak ödenmesinin işletmenin nakit pozisyonu üzerindeki etkisi aynı olmayacaktır. Bunun gibi, satılan ticari mallara ilişkin tahsilatların nakit ya da kredili olması, tedarikçilerle karşılıklı cari hesapların kullanılması, sermaye yapısının kompozisyonu işletmeyi farklı şekillerde etkiler. Sonuç olarak, ortaya çıkan sonuçlar alınan bu kararlar bağlamında yeniden değerlendirilerek, uygulamaların devamı ya da değiştirilmesi noktasında fikir verici niteliktedir.
İki Farklı Yöntem: Nakit Esaslı Yöntem ve Tahakkuk Esaslı Yöntem
İlgili işlemlerin kaydedilmesinde iki temel yöntem vardır. Bunlar nakit esaslı yöntem ile tahakkuk esaslı yöntemdir. Nakit esaslı yöntemde, işletme yapmış olduğu işlemleri nakit hareketleri esasında dikkate alır ve buna göre kaydeder. Tahakkuk esaslı yöntemde ise işletme yapmış olduğu işlemleri nakit hareketlerinden bağımsız olarak, işlemlerin hukuki olarak hüküm ifade etmeye başladığı anda kaydeder. Bu çerçevede, bir işlem hukuki olarak oluşmuş ancak ilgili nakit akışı ileri bir zamanda gerçekleşecekse bu işlemi tahakkuk esasına göre kayıt yapan bir işletme o tarihte kaydederken, nakit esasına göre kayıt yapan bir işletme ödemenin fiilen yapıldığı tarihte kaydeder. Bu nedenle, benimsenen yönteme bağlı olarak işletmenin karşılaşacağı sonuçlar farklılık arz eder.
Ön Muhasebe İşletmeler İçin Neden Önemlidir?
Ön muhasebe işlemleri işletmelere önemli faydalar sağlar. İşletmenin sağlıklı büyümesi açısından yapılacak tespitlerde ön muhasebe temel unsurların başında gelmektedir. İşletmeye ait her türlü finansal işlemin kalem kalem kayıt altına alınması işletmenin mevcut durumunun tespiti açısından çok önemlidir. Gelirlerin-giderlerin tespit edilmesi ve karşılaştırılması, sonrasında ise bunlar arasında ortaya çıkan farkların kaynaklarının değerlendirilmesi, bu çerçevede yapılabilecek iyileştirmeler ve uyarlamalara karar verilmesi işletmenin etkin yönetimi adına dinamik bir katkı sağlar. Hangi ürün kaleminden ne kadar karlılık sağlandığı ya da hangi müşterilerden tahsilat sorunu yaşandığı gibi hususların değerlendirilmesi imkânı verir. Benzer şekilde, taksitli satışların işletme nakit dengesini nasıl etkilediği, stok devir hızının ne olduğu gibi bir dizi unsur detaylı olarak değerlendirilebilir. İhmal ya da hata sonucu kayıtlara girmeyen ya da yanlış şekilde kaydedilen işlemler, işletmenin mevcut durumunun doğru değerlendirilememesine neden olacaktır.
Ön muhasebe çerçevesinde kayıtların eksiksiz ve düzgün tutulması, verilerin kullanıma hazır olması açısından da çok faydalıdır. İşletme sahiplerinin, ilgili kayıtların güvenilirliğine ve tamlığına ilişkin inançları, bu verilerin etkin şekilde ve içtenlikle kullanılmasını sağlar. Ayrıca, kayıtların iyi organize edilmiş ve güncel durumda olması, olası IRS denetimlerinde de işletmenin elini güçlendirecek bir unsurdur.
Bunların yanında, düzenli tutulmuş ve ihtilafa yer vermeyecek şekilde şeffaf olan kayıtlar, işletmenin bayi, müşteri, tedarikçi, çalışanlar gibi farklı paydaşlarla arasında çıkabilecek muhtemel sorunların çözümü açısından da önemli katkı sağlar.
Sky Accounting ABD’deki İşletmelere Ön Muhasebe İşlemlerinde Destek Hizmeti Sunmaktadır
İşletmelerin işlem hacmine bağlı olarak bu tür işlemlerin tek tek kayıt altına alınması çok zaman alabilmektedir. Konuyla ilgili yazılım programları kullanılması işletmelere maliyet avantajı sağlar. Aynı şekilde, işletme bünyesinde konuyla ilgili birini çalıştırmak yerine danışmanlık şirketlerinden destek hizmeti alınması işletmelere yine zaman ve maliyet tasarrufu sağlama imkânı sunmaktadır.
New Jersey’de kurulu danışmanlık şirketi Sky Accounting de işletmelere ön muhasebe işlemlerinde destek hizmeti sağlamaktadır. Bu çerçevede, Sky Accounting işletmelerin ön muhasebe işlemlerini profesyonel şekilde yerine getirerek kayıtların eksiksiz ve doğru olması konusunda işletmelere güvenli bir hizmet sunar. İşletmeler doğrudan destek hizmeti alarak, ön muhasebe işlemleri için ilave personel istihdam etme ihtiyacı duymaz. Bu sayede, ön muhasebe işlemlerini daha az maliyetle ve daha kısa bir süre içinde yürütme imkânı elde eder. Bunun yanı sıra, Sky Accounting alanında uzman kadrosuyla işletmelerin özel durumlarını değerlendirerek nakit esaslı ya da tahakkuk esaslı yöntemlerden hangisinin işletmeye daha uygun olduğu konusunda yardımcı olmaktadır.
Sky Accounting’in ön muhasebe dışında muhasebe, vergi, bordro gibi konularda sağlamış olduğu diğer hizmetleri görmek için bu linke tıklayabilirsiniz.